wps怎么寫文檔

wps怎么寫文檔

如果用wps寫長文時，你是不是習慣直接打開一份空白頁面，然后開始敲打鍵盤，等到寫完調(diào)整格式時，發(fā)現(xiàn)調(diào)整的時間比寫文章耗時還多？

如果要將某級標題統(tǒng)一換成其他字體和字號時，你是不是通過用手工操作的方式在wps里去調(diào)整每一個標題的的格式？

如果需要修改論文的末尾時，你是不是在wps里用鼠標左鍵按住，往下拉了好長一段距離才聚焦到想要的位置嗎?

如果你沒有在上面這些情境中不會感到郁悶和抓狂，我深深地佩服你。

但是，有沒有想過，在wps里處理長文時，你很可能用的是一種原始、粗放的做法，所以，那些重復(fù)性的工作才特別惱人。

而實際上，我們可以讓wps跑得再快一點，減少海量枯燥無謂的重復(fù)操作。尤其是你需要經(jīng)常寫論文、公文以及各式各樣、雜七雜八的長文時。

我給出的方法是：給wps寫長文（特別是結(jié)構(gòu)化長文）前“打個底妝”——做好段落樣式的規(guī)劃。

這種方法的理念是以長遠的目光來看待wps長文的未來。

先體驗一下打底妝后的“驚艷度”

下面以幸福成長沙龍的“拆書戰(zhàn)隊”戰(zhàn)果為例，說一下wps的打底妝這回事兒。

話說2015年7月份時，我倒騰了一個拆書戰(zhàn)隊的線上活動，每周戰(zhàn)隊群里按時交上作業(yè)的小伙伴，可以留在隊里，并獲得一份本周由群里小伙伴的拆書筆記共同構(gòu)成的“戰(zhàn)果”。

這份“戰(zhàn)果”是在wps里制作的。因為有五六十號人，每人600字以上的內(nèi)容，合在一起的內(nèi)容少說都有幾十頁的數(shù)量級。

如果沒有任何的底妝，這些拆書筆記的內(nèi)容堆在一起是這樣的——

這樣是見不得人的。

然后打完底妝，是這樣的：

并且，這種美不是純粹表面的美，而是由內(nèi)而外散發(fā)出來的（等下你可以慢慢感受）。

這種內(nèi)在美體現(xiàn)在以下四大方面——

一、批量式操作

可以瞬間改掉同級內(nèi)容（標題或正文）的段落樣式。即使老板要求哪一級標題的顏色、字體、行距必須統(tǒng)統(tǒng)換掉，你再也不必一個一個去調(diào)整了。

二、靈活式跳轉(zhuǎn)

配合“文檔結(jié)構(gòu)圖”，實現(xiàn)輕松跳轉(zhuǎn)。即使結(jié)構(gòu)化的文章再長，也能瞬間跳轉(zhuǎn)，到達某一章節(jié)。

另外，完工之后，還能自動生成目錄。

三、快捷式移動

利用“大綱視圖”，實現(xiàn)輕松調(diào)整段落次序。不需用鼠標長長按住選中大段文字才能移動，方便快捷。

四、永久式克隆

可以轉(zhuǎn)為模板，無限次使用。以同樣的格式為基礎(chǔ)撰寫其它文章，能夠形成統(tǒng)一的風格，為將來把一系列長文集結(jié)成書做好準備。

實例說明打底妝這回事兒

總共四步曲：

第一步：想好值得否

第二步：規(guī)劃做啥樣

第三步：變出快捷法

第四步：轉(zhuǎn)成模板來

第一步：想好值得否

在活動開始前，作為戰(zhàn)隊隊長的我琢磨著，得給這個拆書筆記戰(zhàn)果的wps先打個底妝，也就是做好設(shè)置好段落樣式的模板。

這樣做的目的是，讓不同戰(zhàn)隊“駕駛員”拿到這個模板后，在匯總整理每周大家的拆書筆記戰(zhàn)果時，能夠在耗時少的前提下，實現(xiàn)風格統(tǒng)一。

拆書戰(zhàn)隊活動是會持續(xù)一段時間的，所以這個模板像杠桿一樣，花點時間做這個模板，對于后期效率的提高有撬動的效果，值！

對于給WORD打底妝這件事，可以先想好這個模板是有什么應(yīng)用價值，如果未來有長時間的使用可能，那這個模板非常值得去做。

第二步：規(guī)劃做啥樣

接著，對wps的內(nèi)容層次和段落樣式進行一個整體的設(shè)想。

對于拆書戰(zhàn)隊的戰(zhàn)果模板，我主要是從內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，以及各層次標題和正文的樣式上進行規(guī)劃。

每個人的拆書筆記內(nèi)容上的結(jié)構(gòu)為——

Step1.精彩摘錄

Step2.我的思考

Step3.我的行動

我將上面第一行（基本信息）作為第1級標題，第二至四行（拆書的三步驟名稱）作為第2級標題。

想要做出來的效果是——

“第1級標題”的段落樣式 三號字 黑體 藍色

“第2級標題”的段落樣式 三號字 華文中宋 藍色

另外，還有“正文”的段落樣式 五號字 宋體 黑色

想好了什么類別的段落用什么樣式，能夠大大提高第三步的效率。當然，如果你對字體、字號的模樣敏感度不高，需要一邊操作一邊選擇效果，也可以將第二步與第三步合并起來進行。

第三步：變出快捷法

在空白的文檔上，輸入三行（其實內(nèi)容可以隨便，這樣寫是為了方便你理解哪一級內(nèi)容對應(yīng)使用什么樣的段落樣式）：

第1級標題

第2級標題

正文

這三行內(nèi)容按照第二步預(yù)想的字號、字體和顏色，先設(shè)置好。

現(xiàn)在要將它們分別設(shè)為段落樣式了。

以第一級標題為例，將“第一級標題”選中，右擊，在菜單選擇最下方的“樣式”-“將所選內(nèi)容保存為新快速樣式”(下 )。

在出現(xiàn)的對話框里，將“名稱”改為“第1級標題”，改名稱是為了方便識別，因為wps本身存有其他樣式（下）。

再選中對話框下方的“修改”，進入“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對話框（上圖）。

將該界面中的“后續(xù)段落樣式”選為“正文縮進”。

“后續(xù)段落樣式”指這個樣式之后的段落的格式，比如說這一段是“標題”的樣式，第二段接著的是什么樣式。像“標題”類的樣式，全面往往跟著的是“正文”，暫時把這一項選為“正文縮進”（縮進是指前面有空2格）。

此外，“后續(xù)段落樣式” 上面還有“樣式基準”，是 指將要創(chuàng)建的樣式與哪一個相近，這樣你在創(chuàng)建的時候就可以盡量少地修改就行了，一般系統(tǒng)默認為“正文”，就讓它為“正文”吧。

選中左下角的“格式”-“段落”（下），修改“對齊方式”和“大綱級別”，“對齊方式”可以按照你自己的設(shè)想修改，但是“大綱級別”一定要對應(yīng)好喔，如果是文檔中第1級標題，要選擇“1級”比較妥當（如果是正文的內(nèi)容，則將“大綱級別”按照系統(tǒng)默認為“正文文本”即可）。

在這個界面中，還有一些行距什么的內(nèi)容可以設(shè)置，你可以按照你之前的想法去設(shè)置，也可以按照默認的選項。

設(shè)好樣式以后，還能不能再快一點？

當然，最最有用的一招在這里：設(shè)定快捷鍵！！！！！！

上面是設(shè)置“第1級標題”的步驟了，余下的“第2級標題”和“正文”的設(shè)置是依樣畫葫蘆，這里就不展示了。

這樣以后，有什么神奇的效果呢？

當我把光標停在某行內(nèi)容上，按下設(shè)好的快捷時，就會變成我預(yù)設(shè)好的效果。

比如下面這行，我要設(shè)成“第1行標題”樣式的效果，

把光標放在這一行上，然后按下我設(shè)的快捷鍵ALT+1，立刻就變成了“三號字、黑體、藍色”這種標題的段落樣式。

第四步：轉(zhuǎn)成模板來

在前三步的基礎(chǔ)，我將這個文檔另存為wps模板（dotx格式）。以后，這個模板就可以反復(fù)使用了。

如果我看到文檔A的段落樣式特別喜歡，有什么方法復(fù)制給文檔B嗎？

當然有！

為什么要這么麻煩去設(shè)置新樣式呢？因為我不喜歡wps里原有的那些嘛，雖然軟件里原來有一些默認的樣式，但不一定是我們喜歡的呀，另外也不一定是我們公司或其他單位文本規(guī)定的那種樣式要求。

好了，那么學到了給wps“打底妝”這一招之后呢，你就可以大展拳腳了，想想平時經(jīng)常需要寫的長文里，哪些的格式是固定的，可以通過設(shè)置好段落樣式將它以模板的形式保存下來，提高未來工作和學習的效率的？

以前，你沒有試過給wps“打底妝”，可能也沒覺得有什么；一旦你試過，就會覺得“不打底”不行。

我相信，“打底妝”的wps能夠極大地提高效率，為你的大腦騰出的時間，去做更多的創(chuàng)造性的事情。

最起碼，這種做法能讓你的結(jié)構(gòu)化長文結(jié)構(gòu)突出、重點明顯，而且也賞心悅目一些。另外，悄悄地告訴你喔，這樣的“打底妝”的wps文檔占的空間會小一點。

如果這種方法給你的工作和生活帶來改變

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