在word中制作和打印信封的方法？

在Word中制作和打印信封的方法？

在Word中制作和打印信封的方法？信件，是20世紀(jì)人們之間通訊的重要工具之一。現(xiàn)在雖然大家都很少寫信了，但是在一些商務(wù)場(chǎng)合，信件仍然有其不可替代的作用。比如申請(qǐng)信用卡，就必須通過掛號(hào)信的形式郵寄到申請(qǐng)人手中；一些活動(dòng)邀請(qǐng)函之類的商務(wù)文件也會(huì)以郵寄的方式發(fā)出。

因此，在職場(chǎng)中，制作和批量打印信封仍然是一項(xiàng)非常重要的辦公必備技能。今天回頭哥就和大家說說關(guān)于信封的知識(shí)。

一、關(guān)于信封的標(biāo)準(zhǔn)

我們現(xiàn)行的信封國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T1416-2003是2004年6月1日?qǐng)?zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，此為第三次修訂版本。第一版是1978年制訂的。

新的信封標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)容（引自百科）：

1、信封一律采用橫式，信封的封舌應(yīng)在信封正面的右邊或上邊，國(guó)際信封的封舌應(yīng)在信封正面的上邊。

2、B6、DL、ZL號(hào)國(guó)內(nèi)信封應(yīng)選用不低于80g/m2的B等信封用紙I、Ⅱ型；C5、C4號(hào)國(guó)內(nèi)信封應(yīng)選用不低于100g/m2的B等信封用紙I、Ⅱ型；國(guó)際信封應(yīng)選用不低于100g/m2的A等信封用紙I、Ⅱ型。

3、信封正面左上角的郵政編碼框格顏色為金紅色，色標(biāo)為PANTONE1795C。

4、信封正面左上角距左邊90mm，距上邊26mm的范圍為機(jī)器閱讀掃描區(qū)，除紅框外，不得印任何圖案和文字。

5、信封正面離右邊55mm~160mm，離底邊20mm以下的區(qū)域?yàn)闂l碼打印區(qū)，應(yīng)保持空白。

6、信封的任何地方不得印廣告。

7、信封上可印美術(shù)圖案，并位置在正面離上邊26mm以下的左邊區(qū)域，占用面積不得超過正面面積的18%。超出美術(shù)圖案區(qū)的區(qū)域應(yīng)保持信封用紙?jiān)?/p>

現(xiàn)將國(guó)內(nèi)通行信封標(biāo)準(zhǔn)尺寸列表如下，單位為mm。

現(xiàn)行國(guó)內(nèi)信封標(biāo)準(zhǔn)

代號(hào)長(zhǎng)寬備注

B6176、125與現(xiàn)行3號(hào)信封一致

DL220、110與現(xiàn)行5號(hào)信封一致

ZL230、120與現(xiàn)行6號(hào)信封一致

C5229、162與現(xiàn)行7號(hào)信封一致

C4324、229與現(xiàn)行9號(hào)信封一致

其中ZL（230mm*120mm）規(guī)格的信封一般適用于自動(dòng)封裝的商業(yè)信函和特種專用信封，比如國(guó)內(nèi)信用卡郵寄時(shí)所用的信封，就是使用的此信封規(guī)格。

二、批量制作信封

Word郵件合并功能提供了非常方便的中文信封制作功能，只需要簡(jiǎn)單的幾步，即可制作出標(biāo)準(zhǔn)的封信來。現(xiàn)在，我來向大家介紹批量制作信封的方法。

第1步：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

提前將需要批量制作信封的收信人信息在Excel中整理出來，比如下圖，我按姓名、職務(wù)、單位、通訊地址、郵編等字段對(duì)收集人信息進(jìn)行登記。在整理信息的時(shí)候注意，一定要讓字段名稱處在工作表中的第1行，不要在工作表中使用“表標(biāo)題”。

第2步：?jiǎn)?dòng)中文信封制作向?qū)?/p>

單擊【郵件】選項(xiàng)卡中的【中文信封】命令按鈕：

就會(huì)打開“信封制作向?qū)А睂?duì)話框，現(xiàn)在可以創(chuàng)建信封啦！

第3步：選擇信封樣式

單擊上圖中的【下一步】按鈕，在【信封樣式】下拉列表框中選擇合適的信封樣式，此列表框中列出了國(guó)內(nèi)、國(guó)外兩大類信封格式，比如這里選擇ZL標(biāo)準(zhǔn)信封：

另外，在上圖第2步中的4個(gè)復(fù)選框中所列的郵編框、書寫線和郵票框等信封元素，可以根據(jù)實(shí)際信封的狀況來決定選擇，取消選擇后會(huì)在預(yù)覽圖中看到效果。

在上圖中單擊【下一步】命令，可以選擇生成信封的方式和數(shù)量：

第4步：設(shè)置收件人信息

如果僅需要打印1個(gè)信封，可以選擇【鍵入收信人信息，生成單個(gè)信封】選項(xiàng)，單擊【下一步】后直接錄入收信人信息：

這里我們要批量打印很多信封，所以保持原來的【基于地址簿文件，生成批量信封】選項(xiàng)不變，直接【下一步】：

單擊【選擇地址簿】命令，從文件中選擇前面我們準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源，Word會(huì)自動(dòng)識(shí)別數(shù)據(jù)，在【匹配收信人信息】列表中，將數(shù)據(jù)源中的字段指定到收信人對(duì)應(yīng)的信息，完成數(shù)據(jù)匹配：

第5步，錄入寄信人信息：

單擊上圖中的【下一步】命令按鈕，錄入寄信人信息：

錄入完成后，再單擊【下一步】命令，進(jìn)入最后一步，單擊【完成】按鈕，Word就會(huì)自動(dòng)根據(jù)數(shù)據(jù)源生成一個(gè)包含多個(gè)信封的新文檔，效果圖如下：

最后，將新文檔保存即可。

版權(quán)聲明：本文內(nèi)容由網(wǎng)絡(luò)用戶投稿，版權(quán)歸原作者所有，本站不擁有其著作權(quán)，亦不承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。如果您發(fā)現(xiàn)本站中有涉嫌抄襲或描述失實(shí)的內(nèi)容，請(qǐng)聯(lián)系我們jiasou666@gmail.com 處理，核實(shí)后本網(wǎng)站將在24小時(shí)內(nèi)刪除侵權(quán)內(nèi)容。

版權(quán)聲明：本文內(nèi)容由網(wǎng)絡(luò)用戶投稿，版權(quán)歸原作者所有，本站不擁有其著作權(quán)，亦不承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。如果您發(fā)現(xiàn)本站中有涉嫌抄襲或描述失實(shí)的內(nèi)容，請(qǐng)聯(lián)系我們jiasou666@gmail.com 處理，核實(shí)后本網(wǎng)站將在24小時(shí)內(nèi)刪除侵權(quán)內(nèi)容。