Excel 復雜報表巧用函數“平衡”

Excel 復雜報表巧用函數“平衡”

每年年初歲末，年終統計少不了。對于一些復雜報表，如公務員統計報表（圖1），由于存在表內及表間平衡，填寫一不小心，報表就不平衡了，用手工統計又實在費時費力。而用Excel數據透視表又無法完成多種分類統計，如學歷、年齡等。

公務員統計報表示例

其實有一種簡單的方法，只要維護好“人員列表”工作表即可，其他工作表中的統計報表自動生成并確保平衡。今后如有人員及人員信息變動，只要更改“人員列表”工作表，其他工作表中的統計報表自動更改并平衡，一勞永逸，以不變應萬變。

在Excel表格中，SUMPRODUCT函數的功能，是在給定的幾組數組中將數組間對應的元素相乘，并返回乘積之和。把一組數組看作一個條件，多個數組就能實現多條件計數。“人員列表”工作表結構如圖所示（圖2）。

“人員列表”工作表結構

如要實現對人員列表中鄉科級正職人員的計數，可以填寫如下公式：SUMPRODUCT((人員列表!$E$2:$E$1000="鄉科級正職")*1)。乘1的目的是要把邏輯判斷值變為數值，是鄉科級正職的為1，不是的為0，求和以實現計數，1000為人員列表預設計算人數，多于1000人可在人員列表中插入行即可增加。

如果要多一條件則加上一組條件，如要實現對人員列表中鄉科級正職大學本科人員的計數，則填上如下公式：SUMPRODUCT((人員列表!$E$2:$E$1000="鄉科級正職")*(人員列表!$G$2:$G$1000="大學本科"))。再加條件，依此類推。

在工作表“縣”中依次輸入公式。為提高輸入公式的效率，可以引用表格標題行和列，如大學本科、鄉科鄉正職等，這樣填寫一行公式后可以拖動公式。如在“縣”工作表中鄉科級正職大學本科單元格可以填寫如下公式：SUMPRODUCT((人員列表!$E$2:$E$1000=$A13)*(人員列表!$G$2:$G$1000=L$3)*(人員列表!$F$2:$F$1000="縣"))。$A13等于鄉科級正職，L$3等于大學本科，這個公式可以向上下左右拖動，把所有學歷單元格都填好。

填寫其他工作表公式。由于市、縣、鄉鎮公務員基本情況表基本一樣，在填寫完成“縣”工作表后，可以把“縣”工作表公式全部復制到“市”工作表，然后用查找替換功能把所有計數條件是縣的全部替換成地市（圖3）

這樣“市”工作表公式填寫完成。鄉鎮、女性、少數民族、非黨的表格依此類推，快速完成其它工作表的公式填充就可以啦。

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