怎么讓文檔內的結構圖對其

怎么讓文檔內的結構圖對其

WPS文字如何使用文檔結構圖呢?看完下面的教程，相信大家就會使用文檔結構圖的方法了。一起來看看吧。

★什么是文檔結構圖?

文檔結構圖是?WPS?文字?中十分有用的一個功能，它可以通過邊欄以層級的形式對文檔中的分級文字進行排列，方便用戶瀏覽、查看、定位需要的部分。

★文檔結構圖有什么用?

當您在使用?WPS?編輯文檔時，可能會遇到多層級的文章，比如第一章、第二章，而每一章中又分為若干節，為了快速地找出并轉到您所需要的某一位置，您會選擇什么方式來操作呢?一頁一頁的向下翻動?還是通過某個關鍵字搜索那部分內容?若是幾頁可能還比較輕松，但有時您可能會碰到幾百頁，甚至上千萬也的文檔，這時上面的方法肯定不是明智之舉。

★如何使用文檔結構圖?

在編輯文檔的時候，文檔結構圖默認是關閉的，您可以通過點擊?WPS?文字?菜單欄上的“視圖(V)”|“文檔結構圖(M)”來顯示。

★有沒有方便的，像復制Ctrl+C那樣的快捷鍵?

當然，您可以使用快捷鍵來操作——Alt+V+M，如果您有需要，甚至可以把某個全局快捷鍵設置到文檔結構圖上來，具體方法可以參見教程區相應教程，這里不再贅述。

圖1

圖1中顯示的文檔結構圖，可以選擇在“靠左(E)”顯示或“靠右(R)”顯示，默認為隱藏(V)。

單擊“靠左”后，WPS?會根據當前文檔現有的“大綱級別”設置文檔結構圖，并顯示在左邊，如圖2所示。如果文檔中沒有任何的大綱級別設置，打開文檔結構圖后即是空白的。

圖2

可以看到，通過瀏覽文檔結構圖，我們能夠輕松地獲知整篇文檔的整體結構，而無需一頁頁的翻看，便于準確定位所需要的內容。因此，文檔結構圖在我們日常處理文檔過程中有著重要的功能。

★文檔結構圖的基本功能

根據大綱級別，可以通過下方的“顯示級別”來選擇需要顯示的標題級別，我們可以通過選擇所需要顯示的大綱級別來瀏覽對應的標題，甚至是內容提要。這個功能在文章排版時，非常有用。

在文檔結構圖中的任意一個標題上，您都可以通過單擊的方式來選中這個標題，WPS?會將當前顯示頁面轉到您所點擊的標題在文檔中的相應位置。

您也可以通過點擊每個帶有標志的樹形層級標志來打開、收回該層級的所有標題。

★如何對一篇沒有層級的文檔加入結構?

當您在使用WPS編輯文檔時，根據需要，可能會分出若干段落，而這些段落之間又有著許多的上下級關系，比如第一級為章，分為第一章、第二章、第三章等等，每一章又分若干節，每一節又分若干目，這個的文檔結構不但可以讓作者在編寫時方便構思、排版、布局，也利于看文檔的人把握整體。

在任意文本上選中并單擊鼠標右鍵，選擇“段落”，在“縮進和間距”選項卡下的“大綱級別”，其中有正文文本和1級至9級的選項。其中，1級級別最高，9級最低。對選中文本所設置的級別，將會影響到之后文檔結構圖的顯示和其他利用大綱級別的功能。一般來說，設置級別是按照從高到低的順序，比如最高級是章，就是1級，接著是節，作為2級，以下的目為3級，正文就默認選擇為正文文本。如圖3

圖3

★能不能設置成不連續的級別?

當然可以。比如您可以把章設置為1級(設置直接為2級或更低)，節設為5級，以此類推。因此，級別可以是不連續。

但是，這樣的設置是有隱患的。當您的文檔內容多時，可能級別會不止5級、6級，如果跳躍式的設置級別，一旦新插入的某一級文字比本應是上段文字的子內容時，可能會導致文檔結構的錯亂，所以我們建議您按照標準的方式，按順序編排級別，以免出錯。

★有沒有其他簡便的設置方式?

如果您對于復雜的設置有所厭煩，可以試試一下簡便的方法：

★連續段落的格式繼承

如果當前一段文字設置為某個級別了，這時想在下一行時自動帶有本行的級別格式，只要通過回車換行的方式，WPS?會自動套用上一行的格式，包括其大綱級別。

利用這個功能，您可以方便、快速的設置多個同級別標題，之后再根據需要，移動到相應的部分即可。

★格式刷方法

格式刷可以根據選中文本的格式復制到需要的文本上。首先選中需要引用的格式的文本，之后單擊工具欄上的格式刷工具，把需要刷格式的目標文本選中，松開鼠標后目標文本的格式就和之前引用文本的格式完全一致了。

★大綱級別的應用——生成目錄

單擊菜單欄的“插入”——“引用”——“目錄”，按照需要進行設置后，單擊確定就會按照您所設置的大綱級別，自動生成目錄了

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