如何用excel做考勤表教程

如何用excel做考勤表教程

Excel是一個辦公很經(jīng)常用到的一個辦公軟件，他主要用于數(shù)據(jù)的分析、查看、對比等，讓數(shù)據(jù)看起來更直觀，更容易對比，而有很多時候需要用表格繪制考勤表，接下來請欣賞小編給大家網(wǎng)絡(luò)收集整理的如何用excel做考勤表教程。

如何用excel做考勤表教程1：畫表格

如何用excel做考勤表教程2：打開一張空白的EXCEL工作表，先按下圖所示畫出樣子。

如何用excel做考勤表教程3：圖中M1:P1是合并單元格，用于填寫“年”，S1:T1是合并單元格，用于填寫“月”，為了醒目設(shè)置成淺藍色底紋。

如何用excel做考勤表教程4：設(shè)置公式

為了讓第二行中的“星期”能自動顯示，需要設(shè)置公式，如下：

如何用excel做考勤表教程5：在D2單元格中輸入公式 =IF(WEEKDAY(DATE($M,$S,D3),2)=7,"日",WEEKDAY(DATE($M,$S,D3),2))

這時就能看到D2單元格中出現(xiàn)一個表示星期的“日”字(這說明2011年5月1號是星期日)。

公式含義：先用DATE函數(shù)把M1格中的“年”、S1格中的“月”、D3格中的“日”組成一個電腦能識別的“日期”;再用WEEKDAY函數(shù)把這個“日期”變成星期所代表的數(shù)字。

如何用excel做考勤表教程6：WEEKDAY函數(shù)后面加了參數(shù)“2”，是為了讓星期一顯示為“1”，讓星期二顯示為“2”…讓星期日顯示為“7”。

如何用excel做考勤表教程7：由于我們不習(xí)慣把星期日叫成“星期7”，所以最后用IF函數(shù)做判斷，把顯示為“7”的自動改成“日”。

提示：函數(shù)DATE與WEEKDAY在EXCEL自帶的幫助中有詳細的用法介紹，想了解它們的朋友可以參考。

如何用excel做考勤表教程8：為了方便我們中國人的習(xí)慣，還要把顯示為阿拉伯小寫數(shù)字的星期變成中文數(shù)字，即“星期1”變成“星期一”這種格式。這就需要通過定義單元格格式來實現(xiàn)。

如何用excel做考勤表教程9：選中D2單元格，按鼠標右鍵“單元格格式”，在出現(xiàn)的格式窗口中選“數(shù)字”選項卡，在左側(cè)的“分類”框中選“特殊”，在右側(cè)的“類型”框中選“中文小寫數(shù)字”，按“確定”退出。

如何用excel做考勤表教程10：這些完成后就可以用鼠標選中D2單元格，按住它右下角的“填充柄”拖動復(fù)制AH2單元格，效果如下圖：

如何用excel做考勤表教程11：在AI單元格中可以通過公式顯示當月的總天數(shù)，公式 =DAY(DATE(M1,S1+1,1)-1)

公式含義：先由DATE函數(shù)“DATE(M1,S1+1,1)”得到本月的下一個月月初1號的日期。本例中，本月是5月份，下一月的月初一號就是6月1日。

如何用excel做考勤表教程12：再用減1得到本月最后一天的日期，即5月31日，最后再由DAY函數(shù)取出表示當月天數(shù)的“31”。

下面就是考勤錄入方面了

如何用excel做考勤表教程13：考勤符號

如何用excel做考勤表教程14：先設(shè)定一些考勤符號，放在AR列中，如圖所示：

這些符號并非統(tǒng)一規(guī)定，可根據(jù)習(xí)慣及喜好來自己設(shè)定，也可用漢字來代表，總之自己看著習(xí)慣就行了。

怎么把這些符號方便快捷的輸入到考勤表中D4:AH33區(qū)域中呢?我們采用下拉框的方法。

如何用excel做考勤表教程17：考勤統(tǒng)計

如何用excel做考勤表教程18：考勤已經(jīng)可以輸入了，怎樣統(tǒng)計每個人的出勤情況呢?還是通過公式自動來統(tǒng)計。

如何用excel做考勤表教程19：先劃出一塊區(qū)域來做考勤統(tǒng)計，如下圖紅圈范圍：

如何用excel做考勤表教程20：這個區(qū)域中要設(shè)置多個合并單元格，AK4:AK5是合并的，AL4:AL5是合并的……AP4:AP5是合并的。也就是每一個姓名對應(yīng)的上下兩行需要合并，這樣方便把上午與下午統(tǒng)計在一個格中。

如何用excel做考勤表教程21：做完AL4:AP5區(qū)域的合并操作后，選中區(qū)域右下角填充柄，按住鼠標左鍵向下拉動，一直到AP33單元格再松開鼠標左鍵，就能快速的把下面單元格分別也變成合并狀態(tài)。(其實就是復(fù)制了AL4:AP5的樣式)

如何用excel做考勤表教程22：由于第一個人的考勤記錄區(qū)域是D4:AH5區(qū)域，所以需要將此區(qū)域中的考勤符號出現(xiàn)次數(shù)統(tǒng)計出來，就能知道這個人的考勤情況了。

如何用excel做考勤表教程23：先在AK3:AP3中輸入考勤符號，然后在AK4單元格中輸入公式 =COUNTIF($D4:$AH5,AK$3)

公式含義：使用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計D4:AH5區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)了幾次AK3格中的符號。

如何用excel做考勤表教程24：用拖動復(fù)制功能把這個公式復(fù)制到AK4:AP4區(qū)域中。

如何用excel做考勤表教程25：再選中AK4:AP4區(qū)域，按住AP4右下角的填充柄向下拖動復(fù)制，一直復(fù)制到AP33單元格。

如何用excel做考勤表教程26：現(xiàn)在統(tǒng)計區(qū)域中的每個格都有公式了，由于公式中某些部份使用了絕對引用符號“$”，所以在拖動復(fù)制中，每個單元格的公式都是不太一樣的。

提示：在這個考勤表中，多次使用了“拖動復(fù)制”方法，可以極大的簡化輸入公式與設(shè)置格式的操作，而且在公式中靈活使用絕對引用符號“$”，也能把有規(guī)律變化的公式快速輸入到區(qū)域中，避免了逐個輸入的麻煩。

現(xiàn)在我們看一下有統(tǒng)計公式的效果

如何用excel做考勤表教程27：在統(tǒng)計結(jié)果中，會有許多0值出現(xiàn)，表示對應(yīng)的考勤符號未在考勤區(qū)域中出現(xiàn)，0值太多時會感覺很“亂”，我們通過設(shè)置來“隱藏”這些0值。

如何用excel做考勤表教程28：按工具欄中的“工具-選項”，出現(xiàn)選項窗口，按下圖設(shè)置，去掉“零值”前的勾，就可使這些0值不顯示出來。

如何用excel做考勤表教程29：設(shè)置條件格式

如何用excel做考勤表教程30：到這里，考勤表基本上就完成了。細心的朋友會發(fā)現(xiàn)一個小問題，就是AF3、AG3、AH3這三個格中始終出現(xiàn)29、30、31這三個日期，即使在2月份只有28天的情況下也是如此，感到非常不爽。

如何用excel做考勤表教程31：我們可以用條件格式的方法來讓它們自動根據(jù)月份的變化來顯示或隱藏，即小月時AH3格變成空白，大月時才顯示31，在二月份時如果不是閏月，就不顯示AF3、AG3、AH3格中的數(shù)字。

如何用excel做考勤表教程32：選中AF3:AH3區(qū)域，按“格式-條件格式”，按下圖設(shè)置：

如何用excel做考勤表教程33：用這種條件格式的方法還能設(shè)置D2:AH2區(qū)域，讓它們在星期六與星期日時變成不同顏色，能更直觀的顯示每周情況，設(shè)置方法大家可以自己琢磨一下。

以上是由小編給大家分享的如何用excel做考勤表教程全部內(nèi)容，希望對你有幫助。

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