18969溝通與項目管理系統

本文目錄一覽：

• 1、項目溝通管理的管理體系
• 2、項目管理系統有什么作用
• 3、如何使用工程項目管理系統？
• 4、項目管理系統包括哪些功能？

項目溝通管理的管理體系

回想一下你所經歷的項目，有沒有出現過以下這樣的情況：客戶在檢查項目階段成果時，指出曾經要求的某個產品特性沒有包含在其中，并且抱怨說早就以口頭的方式反映給了項目組的成員，糟糕的是作為項目經理的你卻一無所知，而那位成員解釋說把這點忘記了；或者，你手下的程序員在設計評審時描述了他所負責的模塊架構，然而軟件開發出來后，你發現這和你所理解的結構大相徑庭……

可能你遇到的情況比上面談到的還要復雜。問題到底出在哪兒呢？其實很簡單，就兩個字——溝通。以上這些問題都是由于溝通引起的，溝通途徑不對導致信息沒有到達目的地。 “心有靈犀一點通”可能只是一種文學描繪出的美妙境界。在實際生活中，文化背景、工作背景、技術背景可以造成人們對同一事件理解方式偏差很大。

在項目中，溝通更是不可忽視。項目經理最重要的工作之一就是溝通，通常花在這方面的時間應該占到全部工作的75%-90%。良好的交流才能獲取足夠的信息、發現潛在的問題、控制好項目的各個方面。 項目溝通計劃是項目整體計劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。

設想一下，當你被任命接替一個項目經理的職位時，最先做的應該是什么呢？召開項目組會議、約見客戶、檢查項目進度……都不是，你要做的第一件事就是檢查整個項目的溝通計劃，因為在溝通計劃中描述了項目信息的收集和歸檔結構、信息的發布方式、信息的內容、每類溝通產生的進度計劃、約定的溝通方式等等。只有把這些理解透徹，才能把握好溝通，在此基礎之上熟悉項目的其它情況。 在項目中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實要達到有效的溝通有很多要點和原則需要掌握，盡早溝通、主動溝通就是其中的兩個原則，實踐證明它們非常關鍵。

曾經碰到一個項目經理，檢查團隊成員的工作時松時緊，工期快到了和大家一溝通才發現進度比想象慢得多，以后的工作自然很被動。盡早溝通要求項目經理要有前瞻性，定期和項目成員建立溝通，不僅容易發現當前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項目中出現問題并不可怕，可怕的是問題沒被發現。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。

溝通是人與人之間交流的方式。主動溝通說到底是對溝通的一種態度。在項目中，我們極力提倡主動溝通，尤其是當已經明確了必須要去溝通的時候。當溝通是項目經理面對用戶或上級、團隊成員面對項目經理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯系，更能表明你對項目的重視和參與，會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個項目非常有利。

溝通渠道

溝通看似簡單，實際很復雜。這種復雜性表現在很多方面，比如說，當溝通的人數增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。產生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內容、道德規范、名譽、權利、組織狀態等等，由于工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產生差異，給溝通帶來不變和困難。

如果深層次剖析溝通，其實可以用一個模型來表示：

從溝通模型中可以看出，如果要想最大程度保障溝通順暢，當信息在媒介中傳播時要盡力避免各種各樣的干擾，使得信息在傳遞中保持原始狀態。

如果結合項目，那么項目經理在溝通管理計劃中應該根據項目的實際明確雙方認可的溝通渠道，比如與用戶之間通過正式的報告溝通，與項目成員之間通過電子郵件溝通；建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個難題。 工程項目是基于工程項目實施者和利益關系人緊密協作完成特定任務的過程，在此過程中不僅涉及到工程項目實施者內部的分工協作，還涉及到工程項目利益關系人，由于存在大量的分工協作（接口），因此也就存在了大量的溝通問題。

提高

1、組建一個好的項目組

在組建項目部時，要視項目的復雜程度，根據知識、專業、能力、性格等要素優勢互補的原則選配項目組的主要成員。高效的項目組織能形成良好的“項目精神”，減少不必要交流和合作的數量，以提高項目組的溝通效果。一個好的項目組應當具備完成項目任務，實現預期目標的能力，即使在項目遇到困難時，項目組也能發揮集體的力量去克服各種困難，使項目始終良好運行，這是一種系統能力，是通過項目組成員間的良好溝通和協作而體現出來的。

2、建立完善的項目溝通管理體系

建立良好的項目溝通管理體系首先應構建項目組的溝通網絡，決定項目各關系人的信息溝通需求；明確網絡溝通中各關系人的職責和權限；建立溝通反饋機制，信息發送出去，對方接收到之后，必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性；建立定期檢查項目溝通情況制度，保持信息溝通的順暢和有效；做好溝通計劃的編制、信息分發、績效報告和管理收尾工作。

3、正確處理工程項目各接口協調關系

（1）正確處理總承包方與業主的關系

總包方要正確理解業主的設計意圖和要求，在設計中定期向業主匯報設計進展，交換意見，如果業主有好的建議，在不違反設計標準、規范、設計初衷的情況下，盡量滿足業主的設計變更要求，以創造良好合作氛圍。

（2）處理好與分包商的溝通協調關系

總包方應主動、積極、詳細地向分包方介紹工程概況，技術要點和工程進度、并對分包方的工程進度和質量進行全程的跟蹤控制，對各分包方施工平面幾交叉施工方面進行綜合協調；各分包方作為項目的建設者，在施工中遇到困難，例如：場地、材料、機具等問題，要加強與總包方溝通，通過總包方的及時溝通解決施工中出現的各種問題。

（3）正確處理總承包方內部的協調關系

作為總承包方，內部是否協調一致尤為重要，由于項目涉及設計、采購、施工、設備安裝等各項工作，各專業組之間的協調也相當重要，總承包方要加強內部的協調溝通，形成全面統籌、信息暢通的內部管理格局。如：設計組憑借技術優勢，不但要對整個工程的技術負責，同時要對設備組定貨提供技術支持，解決現場出現的各種技術問題；設備組要積極與主動與設計溝通，了解設計人員的意圖，并隨時與施工組保持聯系，根據施工工期的要求，積極組織貨源，保證工程順利按進度進行；施工組要借助與設計人員的交流，保證工程質量，滿足設計要求，同時將施工進度及時反饋給設備組，以保證設備能及時組織到位。

4、選好工程項目經理

（1）項目經理有較強溝通管理意識

項目經理必須認識溝通在項目管理中的作用。項目經理所做的每一件事情都包含溝通，項目經理沒有信息就不可能進行管理，而信息只有通過溝通得到。所以項目經理必須有很強的溝通意識，要花50%—70%的精力用于溝通，同時要掌握提高溝通有效性的基本原則，做到盡早溝通和主動溝通。盡早溝通和主動溝通要求項目經理有一定的前瞻性，定期和相關人員建立溝通，及時發現當前問題和潛在問題，采取有效措施，避免項目實施中不必要的損失。項目經理要利用好啟動會議，促進項目組成員的相互了解、熟悉，明確各項目組成員角色分工、職責和權限，與其他成員的接口，并使所有成員對項目目標和工作計劃充分了解。

（2）項目經理要熟悉專業技術

工程項目經理未必是樣樣精通的專才，但至少應該是樣樣都熟悉的通才，否則，很難將一個復雜的大型項目管好。對項目中某一專業領域一點也不懂的項目經理，就很難與項目組中該領域的成員溝通，難以監督和檢查他們工作的效率和質量。

（3）項目經理要有良好的溝通技巧

項目溝通首先要有明確目的。溝通前，項目經理要弄清楚作這個溝通的真正目的是什么？要對方理解什么？確定了溝通目標，溝通的內容就圍繞溝通要達到的目標組織規劃，也可以根據不同的目的選擇不同的溝通方式。

其次，要做到充分的“聽”與藝術的“說”。項目經理只有集中精力地聽，才能領會講話者的意圖，只有領會了講話者的意圖，才能選擇合適的語言和方法進行溝通。

第三，發揮權威，終止爭論。工程項目溝通過程中不可避免地存在爭論，諸如在技術、方法上的爭論，這種爭論往往喋喋不休，永無休止，終結這種爭論的最好辦法是項目經理發揮權威性。

5、保持暢通的溝通渠道，保證溝通的有效性

項目溝通中典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。產生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內容、道德規范等等，經常碰到由于工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產生差異。因此，參與項目組的成員都必須以項目“語言”方式傳達和接收信息，同時了解他們以個人身份涉及的信息將如何影響整個項目。

其次，建立溝通平臺，最大程度保障溝通順暢，使得信息在傳遞中保持原始狀態。

第三，建立溝通反饋機制，保證溝通的有效性。在項目實踐中，采用了適當的溝通方式，運用了有效的溝通技巧，并不一定就能得到準確的回應，因此，對于重大問題的溝通或者多人之間的溝通，必須要求信息接受方對信息的溝通結果進行確認和復述，以確保信息的正確和有效。

6、采用正確的溝通形式，克服不良的溝通習慣

工程項目中的溝通形式是多種多樣的，通常分為書面和口頭兩種形式。書面溝通大多用來進行通知、確認和明確要求等活動，語言文字運用得是否恰當直接影響溝通的效果。使用語言文字時要簡潔、明確。

口頭溝通過程中應該坦白、明確，避免由于文化背景、民族差異、用詞表達等因素造成理解上的差異。此外，還可借助于形體語言進行溝通，像肢體語言、圖形演示、視頻會議都可以用來作為補充方式。它能擺脫口頭表達的枯燥，在視覺上把信息傳遞給接受者，更容易理解。

在項目溝通中要特別注意要克服不良的溝通習慣，該用書面溝通的不用口頭溝通，該與項目經理溝通的，不于組員溝通，該今天溝通的，不拖到明天溝通，要嚴格執行溝通規則，避免出現項目溝通中的失誤。

7、重視溝通效率，節約溝通成本

溝通對項目的重要性是毋庸置疑的，但項目經理在強化溝通的同時不能忽視溝通的成本。溝通方式的選擇，溝通時機的把握，溝通范圍的界定都會影響溝通的成本，進而會影響整個項目的成本和進度。所以，要盡量采取節省成本的方式達到溝通的目的，能網絡會議、電話會議的就不宜集中開會；能郵件、電話達到目的的，不必面談；能用規章制度標準化的事情，沒必要個案溝通。

工程項目內部如何進行有效的溝通，是一個復雜而又必須予以解決的問題。項目溝通效果的好壞，在很大程度上決定了項目的成功與否，因而研究項目溝通效果具有十分重要的意義。

項目管理系統有什么作用

項目管理系統有什么作用？

項目管理系統的主要目的是在項目經理瀏覽不同項目階段時為其提供幫助。在這方面，一體化平臺具有眾多優勢。結合項目計劃、資源管理、團隊協作、財務和賬單、時間跟蹤和報告，你可以管理從報價到發票的項目。以下便是項目管理系統的作用：

1、輕松的項目計劃

項目管理系統不斷更新技術，可以讓你準確地預測項目何時可以完成，捕捉成本、范圍和進度等限制因素。

先進的項目管理解決方案的主要好處是在進行項目計劃和進度安排時可以實現自動化。這樣的平臺不僅可以幫助項目專家為他們的項目建立堅實的基礎，還可以在執行之前提供工具來確定里程碑、關鍵交付成果和角色。他們將使計劃保持最新狀態，并根據你的基準幫助跟蹤進度。

2、平衡資源管理

經驗豐富的項目經理知道，要成功交付項目，他們需要有效的資源管理策略，以保持團隊的最佳狀態，而不會超負荷工作，反之亦然。資源規劃的重要性不應低估，因為它鼓勵更健康的工作標準。項目和資源管理工具具有最佳功能，可以查看整個資源組合的工作量，發現資源瓶頸和見解，從而可以吸引更多人加入團隊。

3、改善團隊協作

除了各種資源管理優勢外，項目管理解決方案還旨在改善團隊協作。人們經常指定個人任務，這些任務是整個團隊試圖完成的更大項目的一部分。項目管理系統通過討論任務、工時表、依賴關系、出色的工作等，為員工提供了一種在項目上進行協作的方法。

4、實時項目預算管理

預算是控制項目中最重要的項目之一。任何業務的前進方向都取決于你在提供的預算范圍內能否實現良好的交付。項目管理系統可幫助控制從最初的工作陳述到最終交付的預算。

5、可靠的最新報告

對于任何企業來說，要想獲得長期的成功，監控工作進度至關重要。專用軟件在監控項目的各個階段中起著重要的作用，可以洞察事情是否會按時完成。這可以通過直接輸入報告機制的每日時間注冊來實現。項目管理系統解決方案可以幫助你做出正確的決定，因為你將所有詳細信息放在一個指定的位置。

6、有效的內部和外部溝通

項目管理系統為團隊內部以及對外為客戶和其他利益相關者開發了一個有關任務和項目的溝通渠道。例如，無論是在工具內部還是在集成的第三方系統中，文檔共享都可以使人們找到全面的信息，從而提高透明度和溝通能力。

如何使用工程項目管理系統？

1、信息共享與傳遞

工程項目類的企業通常所涉及的部門職能會比較多，比如：有經營部、財務部、人力資源及行政部、成本合約部、審計部、工程部、物資部、資料部、法務監察部等多個部門，實現溝通信息管理就變的尤為重要，需要通過系統基于業務的審批傳遞結果把項目現場及公司集團總部職能部門統一到一個平臺協同工作，同時實現工作結果主要資料的整理和查閱，在Rushcrm系統中可高度自定義企業組織架構以及權限，可以幫助企業減少物理浪費和時間浪費，提高各部門的工作效率和效果。

2、成本控制與造價管理

工程項目所涉及的東西范圍會比較廣，比如項目所涉及的材料，設備，價格等，那么成本控制和造價管理，也是企業管理的很大的難點，在Rushcrm系統中，可以建立項目核算體系，制定項目成本控制目標，在項目執行過程中，合同簽訂、合同執行、材料使用結算等情況的跟蹤管理，Rushcrm系統可以根據各項信息匯集匯總形成項目總體結算信息，同時便于隨時進行成本控制，隨時了解項目整體的成本狀況及利潤情況，以及對各類成本構成進行造價分析，為管理決策提供依據。

3、項目進度管理

工作項目的周期會比較長，所以整個項目的進度管控也是很重要的一塊，在Rushcrm系統中，有專業的項目管理功能，可以對項目進度以及主要進展結果進行管理，可以以不同的方式展示，比如項目進度圖，項目階段，項目任務，工作日志，等多方面展示反映項目進展情況，與計劃進行對比發現偏差，為項目跟蹤、評估、付款、決策提供基礎。

綜上所述，Rushcrm系統適用于工程項目管理企業使用、可以實時跟蹤全過程，及時發現并解決項目問題， 并且支持PC和手機APP，提高項目運營效率。

項目管理系統包括哪些功能？

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