如何利用WPS表格檢測輸入數據的正確性

如何利用WPS表格檢測輸入數據的正確性

報表錄入人員每天面對大量數據錄入，難保不出現一次疏忽。不管數據重要性如何，報表錯誤總會給工作帶來負面影響。 那么，除了錄入人員自身輸入時目測外還有更簡潔高效的方法嗎? 答案是肯定的。WPS表格的“數據有效性”功能可以為您提供便利，有效阻止無效輸入，從而提升數據的準確性和制表速度。 “數據有效性”功能眾多，限于篇幅，專為您講解以下內容，大家可以舉一反三，解決更多類似問題。

1.控制成績表只能輸入數值

2.限制手機號只能輸入阿拉拍數字

3.限制指定位數只能是數字

4.限制用戶有輸入字母

5.限制輸入電話號碼和手機

6.根據前單元格字符決定是否輸入

7.控制輸入1---10000之間的質數

一:控制成績表只能輸入數值

大家知道,學生成績是用數字表示的,且一般在0-100之間。那么只要掌握這個規律并對之進行相應的限制，成績錄入時就可防范出錯。(例如輸入小數點變成了逗號或者數據超過100分等等)。

步驟1.先看一個簡易的成績表(見圖1)，先選中成績區B2：B11，打開菜單“數據”|“有效性”。

圖1

步驟2.在設置“數據有效性”|“條件”|“允許”處選擇“自定義”;在公式處輸入=ISNUMBER(B2)*AND(B2<=100,B2>=0)(見圖2)。

公式含義：ISNUMBER(B2)表示必須是數字，AND(B2<=100,B2>=0)表示數據必須在0-100之間;兩個條件中用*號連接表示必須同時滿足兩個條件。

圖2

步驟3.在出錯警告選項卡之樣式選擇“停止”，“錯誤信息”處輸入“ 你輸入了非數字或者不在0--100范圍中，請重新輸入。”，點確定。

測試：在B2：B11區域輸入大于100或者小于0或者“ABC”等等數據看，系統將彈出提示并阻止您的輸入。從而確保成績錄入的范圍正確性(見圖3)。

圖3

二:限制手機號只能輸入阿拉拍數字

某單元格用于存放手機號碼，為了防范輸入錯誤，同樣可以利用數據有效性進行相應的約束。手機號碼的特點是:每一個字符都是阿拉伯數字，不包括小數點,這與成績分數不同;位數為11位。對手機號每個字符都進行檢測，需要用到數組運算，而WPS2005表格的數據有效性公式中不支持數組運算，所以不能像前例一樣直接在有效性公式窗口輸入公式。而是借助輔助單元格，同時打開迭代計算來達到目的。

步驟1.打開菜單“工具”|“選項”|“重新計算”，按以下方式設置(見圖4)。

圖4

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