excel圖表2個常用的數據驗證技巧

excel圖表2個常用的數據驗證技巧

數據驗證（以前稱為“數據有效性”）是一項非常有用的功能。使用數據驗證，不需要VBA代碼，就能檢查輸入的數據是否滿足規(guī)則要求，從而保證數據輸入的正確性。下面介紹2個常用的數據驗證技巧。

技巧1：確保輸入不重復的數據

如果要求在某個單元格區(qū)域中輸入的數據不能重復，那么可以使用數據驗證來保證輸入數據的唯一性。

1.選擇輸入的數據不能重復的單元格區(qū)域，本例中是單元格區(qū)域B3:B7。

2.單擊功能區(qū)“數據”選項卡“數據工具”組中的“數據驗證——數據驗證”。

3.在“數據驗證”對話框中，如下圖1所示，在“允許”下拉框中選擇“自定義”，在“公式”框中輸入公式：

=COUNTIF($B$3:$B$7,B3)=1

圖1

公式中，COUNTIF函數的第一個參數為絕對引用，表示需要進行數據驗證的單元格區(qū)域；第二個參數為相對引用，表示當前數據輸入單元格。

4.單擊“確定”，完成數據驗證設置。

此時，在單元格區(qū)域B3:B7中輸入數據時，如果存在重復輸入，則會彈出如下圖2所示的信息框。

圖2

技巧2：創(chuàng)建級聯列表

所謂級聯列表，就是一個單元格中可供選擇的下拉列表項取決于另一個單元格中的數據值。

1.定義名稱。

名稱：分類

引用位置：=$A$3:$A$4

引用位置：=$A$7:$A$8

名稱：效率工具

引用位置：=$A$11:$A$14

示例中定義的名稱如下圖4所示。

圖4

這里的關鍵是，第二級顯示的列表項名稱為第一級列表項數據值。

2.設置數據驗證。

選擇單元格區(qū)域C3:C6，設置數據驗證規(guī)則如下圖5所示。

圖5

同樣，選擇單元格區(qū)域D3:D6，設置數據驗證規(guī)則如下圖6所示。

圖6

至此，級聯列表創(chuàng)建完成。

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